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淮南电子政务:流程再造提升公众服务

早在淮南市电子政务建设初期,领导层和公务员已经意识到电子政务的实质是政务,是政务流程的再造与创新,从2002年起政府领导开始注意到电子政务管理咨询的重要性,在这种情况下,市信息中心着手恢复“市民心声”互动网站的同时,组织力量对政务流程进行彻底分析,并予以重新设计,以期待政府部门在转变职能过程中各项指标有突破性的进展,比如在反应速度、改革成本、灵活性、市民满意度等指标上有新的突破。

在运用流程再造(bpr) 的理论、方法和技术对淮南市电子政务业务流程重组调研时,我们发现,如果公务员和市民不参与业务流程的重新设计,电子政务是不可能实施和实现的。公众如何参与流程再造?再造后新的业务流程“新”到什么程度?要从淮南的实际情况出发,既要提高公务员管理素质(不能迁就落后的陈规旧习),又不要一步跨得太高而脱离实际(使大多数公务员和普通市民很难适应);然后,要将重新设计的业务流程进行转化,落实到系统的功能模型和数据模型上来。

如图1所示,经过政府各组成部门业务人员与系统分析人员的多次讨论、修订,重新设计了系统的业务流程,再经过市政府主管领导和专家的审定,认为是可行的。这样做既有利于改进政府的工作作风和管理服务水平,又能为广大市民所接受。这便是“市民心声”互动网站,却成为催生淮南电子政务的主力军。该网站在反应速度、政府改革成本、灵活性和市民满意度方面的指标都是淮南市电子政务工作中最有绩效的。

在“市民心声”网站业务流程的设计、讨论过程中,自然要涉及到“市民心声”网站系统需要哪些业务过程、业务活动。这些过程和活动生成或使用数据导向主题数据库的构思和数据存取模块的研究;经过进一步分析,就可以得出指导“市民心声”互动系统的功能模型和数据模型。这就是说,政务流程的再造(bpr)应该与信息资源规划(irp)融为一体,使“市民心声”互动系统落实到系统建模上。其实,信息资源规划的需求分析是在业务流程再造的思想指导下进行的,而系统建模则是实现新业务流程所必须的。软件实现与“市民心声”互动系统紧密衔接的保障,是建立体现新业务流程的功能模型和数据模型。其中,在建立数据模型时,充分采用了全市统一的信息资源管理基础标准(特别是数据元素标准和信息分类编码标准),从而为全市的公民政务信息共享和信息系统集成提供了可靠的保证。

在这个过程中,政务流程再造是核心工作,在这项核心工作中有以下两点值得重视:

第一点,进行政务流程的重新设计,必须有政府领导和公务员参与(其中经过培训的业务专员是稳定的参加者,在淮南称为网管员),最好能请业务领域专家参与。还必须有管理的、工程化的方法(包括必要的软件工具的使用,简单地填调查表作用不大),这样不仅能设计出新的、可行的政务流程,而且还能与后续的软件实现工作紧密结合起来。

第二点,电子政务与管理素质的提升是互相促进、共同发展、循序渐进的,不能一步到位地达到理想的“先进水平”,管理模式的改革更需要经过认真的论证,分步实施。之所以强调通过信息资源规划建立计算机化规划文档(即信息资源元库irr),就是要建立动态的、活化的,可以随着电子政务的发展需要而不断优化完善的总体方案,这样可以掌握电子政务发展的主动权。

淮南市“市民心声”系统的成功建设,证明了政府发展电子政务运用流程重组(bpr)、信息资源规划(irp)的重要性,其中,政务流程重组(bpr)是核心和基础。从一开始的管理咨询到信息技术咨询再到“市民心声”系统集成过程,我们总结成图2所示的过程,这个过程学习后,也完全可以应用到其他电子政务系统的规划与实施中。

在政务管理咨询时重点是政务流程重组(bpr)。主要工作是分析整理现行的政务工作,明显的政务工作是垂直分工,横向整合的工作很少,因此,改进优化政务流程是十分必要的,调研分析信息需求,尽量整合为统一的政务流程(见图2左部);在信息技术咨询时重点是信息资源规划(irp),主要工作是建立全市统一的简洁易行的信息资源管理(irm)基础标准,建立系统功能模型和系统数据模型(见图2中部);系统集成则包括了已有信息系统的整合与新的集成化信息系统的开发,企业资源规划(erp)应用软件完全可以应用到电子政务系统当中,并且可以按irp的标准/模型改造优化现有的应用,也可以按irp标准/模型选购,定制成组织联合开发(见图2右部)。