所谓cad电子文件就是指在人们社会实践中形成的，运用cad技术以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性载体的图形资料。cad技术在工程设计领域的应用实现了设计行业技术进步和思维创新飞跃，人力得到了极大的解放。本文希望通过对cad技术在工程设计领域的应用与发展的论述，cad电子文件对工程绘图、分析与优化设计，以及文档管理的优化与问题分析，提出相应的对策措施，有助于工程设计行业管理的进步。
cad技术的发展与应用
cad即计算机辅助设计（computer aideddesign）,是利用计算机强有力的计算功能和高效率的图形处理能力，辅助知识劳动者进行工程和产品的设计与分析，以达到理想的目的或取得创新成果的一种技术；是综合了计算机科学与工程设计方法的最新发展而形成的一门新兴学科。
20世纪70年代后期以来，cad技术席卷了全世界，它不仅促进了计算机本身性能的提高和更新换代，而且几乎影响到全部技术领域，冲击着传统的工作模式，给人类带来巨大的影响和利益，并成为衡量一个国家工业技术水平的重要标志。
1990年cad技术(cad10-cad12版)引入我国，实现了cad技术应用的第一阶段。目前cad技术应用系统已经将设计、绘图、分析、仿真、加工等一系列功能集成于一个系统内，广泛应用于国民经济的各个方面。随着社会信息化的迅速发展，计算机技术在各个行业、部门普遍使用，办公自动化、文档一体化，已成为现代化管理的主要手段。
cad电子文件应用的优势
1、提高了工作效率。应用cad电子文件可以提高产品和工程设计质量，缩短产品研制开发周期，加速产品更新换代。据统计，采用cad技术并把cad电子文件归档使得工程设计成本降低15%-30%；产品设计周期缩短30%-50%；设备利用率提高2-3倍；产品质量提高5-15倍；加工过程减少30%-60%。其中人工成本降低5%-20%，大大提高了工作效率。
2、为企业开拓市场提供了有利条件。目前，在国内外的一些大项目招标中，明确规定图纸必须是cad设计的，上交的必须是软盘或光盘，所以说cad电子文件进了企业进入市场经济大门的一把金钥匙，也是进入国际市场的通行证。
3、提高图纸管理水平。工程图纸cad的基础，由于多年的积累，很多企业现存有大量的图纸，这些图纸的保存、检索、保护及其维护等问题一直困扰着企业，cad电子文件将图纸设计与管理结合起来，充分利用原有的设计图纸，解决了上述问题。
4、效益明显。纸质图量存贮空间需求量大，由于存贮空间的限制不得不在一定时期内报废一些“过期”图纸，不能延时保存，而电子文档管理就能够解决这个问题，这样无形中就节约了成本与人力，即有着经济效益，又有着社会效益。
cad电子文件应用中的主要问题
1、对cad电子文件思想认识不足。在任何一个时代变换时期，都存在着一个提高和转变思想意识的问题。在对电子文件应用与电子档案管理的认识上，这种问题也同样存在。
2、缺乏对知识产权的有效保护。由于cad电子文件，存在着涉及个人知识产权问题，虽然知识产权有时归单位所有，但对于专门设计技术程度较高、工程难度较大的设计人员，并不愿意把电子文档交给档案，让后人随意调用自己设计的图纸，进行修改和补充。所以解决cad电子文件的收集、积累就成了cad电子文档管理工作中的首要和关键问题。
3、电子文件归档缺乏规范化、制度化。1999年国家档案局颁布的《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》对cad生成的电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的方法与格式作出了明确规定。但由于cad电子文件只涉及到设计、科研与有关管理部门，所以仅把这个标准当作一个业务部门的要求，没有认真研究落实；有的地方档案行政管理部门对这种特殊的电子文件的管理还缺乏有效的监督与指导；同时，cad电子文件的归档，涉及的管理制度与技术环境较复杂，归档与管理的要求执行起来常常难以到位。
4、缺乏相应的管理技术。许多单位在软件应用、开发和管理方面，还没有建立统一的规范的电子文件与电子档案管理系统，还存在新知识新技能跟不上的问题，一些档案管理人员对纸质档案的管理驾轻就熟，但对电子文件的归档与管理缺乏知识与经验，无法对cad电子文件的形成、积累与整理、归档进行指导、监督。
对策与建议
1、严格标准，完善职能。组织设计部门所有专业人员、管理人员认真学习国家标准(cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，将电子文件归档与管理工作纳人本单位的管理制度，纳人专业技术岗位操作规程，尤其是要明确电子文件归档实行项目负责人制，规定电子文件由文件形成的业务部门负责收集积累、整理归档，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。在布置、检查、总结、考核工作的同时，要布置、检查、总结、考核电子文件的归档工作。
2、全程管理，关口前移。从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理人员就要介人，进行监督、指导。各专业设计部门的cad电子文件需经过档案部门的读取监控系统，将相关信息自动截取，导人大型数据库，便于电子文件的查找与检索。出版正式图纸必须从cad电子档案中调出，经监控软件方可送描，终端出图室不得接受来自档案室以外的设计产品出版。这样才能保证cad电子文件的归档率与完整性、准确性。
3、纸质文件与电子文件同步归档。据《清华大学自动输入及管理系统th－daims使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80％可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改，而20％需要修改的图纸中，也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程，其内容在不断变化，设计人员受计算机内存容量影响，常会删除一些过时信息，为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。
4、技术鉴定，确保质量。在cad电子文件归档时，应同步进行技术鉴定，从质量上严格把关。电子文件的技术鉴定包括对信息的可读性、可靠性的认定和对文件载体性能的检测。对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实性、完整性上把关。同时，要对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。
5、保护知识产权，调动积极因素。为了充分发挥cad电子档案的作用，归档整理后的电子档案，可在图档管理系统的终端上查阅。没有建立图档管理系统的，应当建立局域网，在局域网的终端上查阅。为了保护知识产权与单位的经济利益，应当分别确定每个技术人员、管理人员的查阅权限，利用者只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，则需经单位技术主管批准。归档的光盘不外借，只能以拷贝或局域网传输的形式提供利用。使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。
6、学习新知识，掌握新技术。电子文件管理的质量与提供利用的成效，主要取决于档案人员的素质。适应电子档案管理的需要，应尽快培训一批高素质档案人员。档案人员不仅要熟悉一般档案管理知识与业务，而且要能熟练掌握计算机操作与光盘操作，懂得cad的设计原理与一般应用，特别要精通cad电子文件归档与电子档案管理规范。
